Les hautes écoles liégeoises misent sur Rayon9

Les hautes écoles liégeoises misent sur Rayon9

Cela fait près d’un an que HELMo (Haute Ecole Libre Mosane), qui regroupe depuis 2008 tous les instituts d’enseignement supérieur du réseau libre en province de Liège (8000 étudiants et 39 formations différentes), a confié à Rayon9 la distribution en interne de ses documents et colis entre ses sept (sur onze au total pour la Province) implantations sur Liège. Une tournée hebdomadaire à date fixe qui vient désormais apporter rigueur et fluidlité à des échanges jusque là limités à la bonne volonté des uns et des autres. Le tout pour un coût plus que raisonnable…
Nicolas Charlier, responsable du service communication de HELMo explique comment et pourquoi.

Comment les transferts internes s’organisaient-ils au sein de HELMo avant l’intervention de Rayon9 ?
Nicolas Charlier : De manière très informelle en fait. On comptait essentiellement sur la bonne volonté de chacun et les différents contacts ponctuels entre établissements. Une ‘organisation’ assez peu structurée qui s’était tout naturellement mise en place au fur et à mesure du rapprochement des différents établissements qui ont formé HELMo. On profitait du déplacement des uns et des autres pour acheminer ce qui devait l’être en fonction des besoins. Ce côté un peu improvisé était forcément générateur de retards et de petits dysfonctionnements. On se rendait bien compte qu’il faudrait un jour ou l’autre mettre en place quelque chose de plus systématique pour fluidifier et sécuriser les transferts de documents.

L’informatisation ne pouvait-elle y pourvoir ?
N.C. : Elle y a contribué. Au fil du temps, elle a peu à peu amené une réduction des flux. Mais il subsiste néanmoins toute une série de transferts qui doivent se faire physiquement, ne fut-ce que pour des raisons administratives ou fonctionnelles.

Quid de la poste?
N.C.: Elle peut bien sûr très bien faire l’affaire, mais elle a un coût. Et dans une organisation comme la nôtre les aller-retour de documents internes via un système postal classique et le timbrage systématique de chaque envoi, peuvent très vite faire exploser la facture. Dès lors, très souvent, on préférait attendre le déplacement de l’un ou l’autre pour éviter les frais inutiles, surtout s’il n’y avait pas une réelle urgence. Mais la pratique ne cessait de nous démontrer que la débrouille n’était pas non plus une solution satisfaisante.

Qu’est-ce qui vous a amenés à Rayon9 ?
N.C.: Trois facteurs ont joué. D’abord le fait que des membres de notre personnel avaient précisément décidé de lancer cette coopérative de livraison à vélo. Y avoir recours, c’était aussi une manière de favoriser l’esprit d’entreprise que nous promouvons auprès de nos étudiants, en montrant l’exemple. Par ailleurs, nous avions focalisé notre séance académique de rentrée sur le thème de la transition, dans la foulée de Liège en transition C’était une bonne manière à nos yeux de joindre le geste à la parole.
Et enfin, il nous il nous est apparu évident que le principe même de Rayon9 répondait parfaitement à la demande tant au niveau fonctionnel qu’à celui de l’image que nous souhaitions promouvoir pour notre organisation. Nous allions enfin pouvoir structurer et organiser notre logistique de distribution interne, tout en défendant des valeurs – sociales et écologiques – qui nous apparaissent essentielles.

Mais c’était un saut dans l’inconnu tout de même…
N.C. : Oui, mais très limité finalement, dans la mesure où nous savions à qui nous avions affaire. L’évaluation budgétaire nous a ensuite rassuré sur le risque financier. Et enfin, nous avons convenu d’un test de plusieurs semaines qui a achevé de nous réconforter. Non seulement il est apparu que ce service apportait un réel soulagement en interne, mais il réjouissait visiblement l’ensemble du personnel administratif. L’accueil réservé à chaque fois au coursier de Rayon9 en témoigne. Non seulement, l’initiative plaisait, mais en plus elle était empreinte d’une vraie chaleur humaine. Je ne crois pas qu’en détachant un membre du personnel en interne pour prendre en charge de manière systématique et structurée le même service avec son véhicule, l’accueil aurait été aussi enthousiaste.

Qu’est-ce qui aurait pu néanmoins vous faire reculer ?
N.C. : Nous n’étions pas sûrs de la régularité des flux de courrier vers chacun de nos instituts. Vu qu’il n’ont pas tous la même taille (le plus petit compte 150 étudiants, le plus gros 2500), il n’était pas certain qu’il y aurait toujours du courrier chaque semaine… Il fallait faire la démonstration qu’une bonne organisation pouvait réellement donner un sens et une pertinence à la formule. En réalité, les trajets à vide ont jusqu’ici été rarissimes. Au bout d’une demi année, le bilan est donc résolument positif.